Hinweisgebersystem

Compliance-Ombudsmann der regiobus Hannover GmbH

Die regiobus Hannover GmbH bekennt sich zu effektiver Compliance. Compliance bedeutet die Einhaltung von Recht und Gesetz und der internen Regeln der regiobus Hannover GmbH sowie die Schaffung von Strukturen, damit sich die regiobus Hannover GmbH, ihre Geschäftsführung sowie all ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter rechtmäßig verhalten können. Der Compliance-Ombudsmann und das nach ISO 27001 zertifizierte Hinweisgebersystem www.safewhistle.info sind Bestandteil des Compliance-Systems und der Compliance-Kultur der regiobus Hannover GmbH.

Warum hat die regiobus Hannover GmbH einen Compliance-Ombudsmann bestellt?

Ihre Hinweise helfen uns, Verstößen gegen geltendes Recht oder interne Richtlinien der regiobus Hannover GmbH frühzeitig entgegenzuwirken und Schäden von unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Geschäftspartnern und auch der regiobus Hannover GmbH abzuwenden. Deshalb hat die regiobus Hannover GmbH einen Compliance-Ombudsmann bestellt, an den sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie Dritte als externen und unabhängigen Ansprechpartner wenden können, wenn sie hinreichende Anhaltspunkte dafür haben, dass Verstöße gegen geltendes Recht oder interne Vorschriften der regiobus Hannover GmbH vorliegen.

Wie erteile ich einen Hinweis?

Bitte teilen Sie dem Compliance-Ombudsmann mit,

• bei welchem Unternehmen oder Unternehmensteil
• was
• wann
• wo
• mit welchen Beteiligten

passiert ist.

Relevant sind für den Compliance-Ombudsmann Hinweise zu möglichen Verstößen gegen geltendes Recht oder interne Vorschriften der regiobus Hannover GmbH.

Ebenfalls interessieren den Compliance-Ombudsmann, welche weiteren – ggf. an den konkreten Vorgängen unbeteiligten – Personen hiervon Kenntnis haben und ob es Unterlagen (z. B. E-Mails, Fotos) hierzu gibt.

Bitte prüfen Sie vor Erteilung des Hinweises sorgfältig, ob die Angaben, die Sie machen, auch inhaltlich zutreffen. Insbesondere dürfen Sie keine Angaben machen, von denen Sie wissen, dass sie falsch sind.

Sollten Sie sich nicht sicher sein, verwenden Sie bitte Formulierungen wie „Ich glaube...“, „Ich halte es für möglich...“ Bei Unsicherheiten in der Darstellung, der Bewertung und/oder der Vorgehensweise können Sie vorher – auch anonym – und kostenfrei mit dem Compliance-Ombudsmann über den Fall sprechen.

Bitte teilen Sie dem Compliance-Ombudsmann auch mit, wie dieser Sie im Falle von Rückfragen erreichen kann.

Mit der Erteilung eines Hinweises sind keine Kosten verbunden.

Muss ich meine Identität preisgeben, wenn ich einen Hinweis erteile?

Auf Wunsch bleiben die hinweisgebenden Personen anonym. Die hinweisgebenden Personen können zudem von dem Compliance-Ombudsmann verlangen, dass er ihre Identität schützt und Informationen, welche Rückschlüsse auf ihre Identität geben, nicht an die regiobus Hannover GmbH weitergibt.

Welche Position hat der Compliance-Ombudsmann?

Der Compliance-Ombudsmann ist keine Schlichtungsstelle für Streitigkeiten. Das Mandatsverhältnis besteht nur zwischen dem Unternehmen und dem Compliance-Ombudsmann. Gleichwohl handelt der Compliance-Ombudsmann unparteiisch und ist nicht an Weisungen der regiobus Hannover GmbH gebunden. Der Compliance-Ombudsmann ist als Rechtsanwalt schon von Gesetzes wegen zur Verschwiegenheit verpflichtet.

Was passiert mit dem Hinweis?

Der Compliance-Ombudsmann gibt Ihnen innerhalb von 24 Stunden eine Rückmeldung dazu, dass der Hinweis eingegangen ist. Der Compliance-Ombudsmann bereitet den Hinweis auf und gibt diesen vertraulich an die Rechtsabteilung der regiobus Hannover GmbH weiter. Die Rechtabteilung der regiobus Hannover GmbH entscheidet dann ggf. mit der Geschäftsleitung, wie mit diesem Hinweis umzugehen ist. Sofern hinreichend konkrete Verdachtsmomente für Rechts- oder Richtlinienverstöße vorliegen, werden diese intern untersucht, um ein mögliches Fehlverhalten aufklären und abstellen zu können. Auch dies geschieht in der Regel vertraulich und diskret, um die Rechte der von den Hinweisen betroffenen Personen zu wahren. Spätestens drei Monate nach Erteilung des Hinweises erhalten Sie eine Rückmeldung von dem Compliance-Ombudsmann, ob der gemeldete Verstoß festgestellt werden konnte.

Wie erreiche ich den Compliance-Ombudsmann?

Sie können den Compliance-Ombudsmann auf jede denkbare Weise (Telefon, Mail, Fax, Post oder über das Hinweisgebersystem www.safewhistle.info) kontaktieren. Der Compliance-Ombudsmann steht auch für persönliche Treffen mit hinweisgebenden Personen zur Verfügung, auf Wunsch auch im Wege einer Bild-Ton-Übertragung. Wenn Sie eine verschlüsselte Kommunikation wünschen, können Sie auch die Messenger-Dienste Signal und Threema nutzen und darüber den Compliance-Ombudsmann erreichen. Ebenso ist es möglich, über Protonmail dem Compliance-Ombudsmann verschlüsselte E-Mails an folgende Adresse zu schicken:

RADilling@protonmail.com

Die Kontaktdaten lauten wie folgt:

Rechtsanwalt Dr. Johannes Dilling
Landgrafenstraße 49
50931 Köln
Telefon: +49 (0) 221 933 107 40
Handy: +40 (0) 163 347 6111
Fax: +49 (0) 221 933 107 42
www.ra-dilling.de
www.safewhistle.info
Threema-ID: 3PX6278J
E-Mail: info@ra-dilling.de; RADilling@protonmail.com

Externe Meldestelle

Hinweisgebende Personen können Informationen über Verstöße wahlweise auch an die externe Meldestelle melden. Die externe Meldestelle ist das

Bundesamt für Justiz
Adenauerallee 99 – 103
53113 Bonn.

Des Weiteren können Sie auf Wunsch auch anonym mögliche Betrugsfälle sonstige schwerwiegende Unregelmäßigkeiten mit potenziell negativen Auswirkungen zu Lasten von EU-Mitteln bei dem Europäischen Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF) melden:

Europäische Kommission
Europäisches Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF)
1049 Brüssel

anti-fraud.ec.europa.eu/index_de